Voici 4 possibilités d’export des fichiers de Sage ligne 100 ou 30 soit le format texte, sylk,htlm ou Format Classeur Microsoft Excel®

Les documents générés par cette commande devront être ouverts à partir des applications (tableur, traite­ment de texte, programme de gestion) capables de lire les formats de fichiers ci-dessus.

Format texte
Si l’exportation s’effectue sous forme de fichier ASCII, les informations sont toujours générées en colonne, séparées par un retour chariot et agrémentées de “drapeaux”, codes permettant au programme de déterminer l’origine, le fichier concerné et la fin des enregistrements. Toutes explications concernant ces “drapeaux” sont données dans la commande Fichier / Importer… et dans le fichier Annexes.
L’exportation sous forme de fichier au format Texte (ou ASCII) s’effectue dans le format que le programme Sage Gestion commerciale utilise pour ses importations. Il est donc possible de réutiliser un tel fichier en import sur un autre micro-ordinateur équipé de ce programme.

Format Sylk
Le format Sylk est un format reconnu par la plupart des tableurs.
Si vous disposez d’Excel version 7 ou ultérieure, vous pouvez également exporter les valeurs sous la forme d’un classeur Microsoft Excel. Voir le titre «Format Classeur Microsoft Excel®».

Format HTML
Le format HTML (Hyper Text Markup Language) permet la génération d’un fichier qui pourra directement être exploité par des navigateurs Internet.
Ce format vous permettra, par exemple, de créer un catalogue d’articles que vous copierez sur un site Inter­net et qui pourra être consulté par vos clients.
Le paramétrage du modèle d’export s’effectue comme pour le format SYLK. Par contre l’adresse de cellule indiquée pour chaque ligne du format d’export n’est utilisée que pour définir l’ordre de l’export.

Format Classeur Microsoft Excel®
L’exportation au format Classeur Microsoft Excel permet le lancement en automatique de Microsoft Excel et l’ouverture du fichier exporté.
Cette exportation fonctionne à identique de l’exportation au format Sylk.
Le fonctionnement de l’application dans le cadre d’une exportation au format Classeur Microsoft Excel est le suivant :
1 .  création d’un fichier doté de l’extension .XLS,

2 .  ouverture du fichier XLS sous Microsoft Excel,

3 .  extraction des informations du fichier de gestion,

4 .  affichage des informations sous Microsoft Excel.

L’exportation n’est réalisable que si Microsoft Excel (version 7.00 au minimum) est installé sur le poste de travail.

Archivage SAGE ligne 30 100
Cette commande permet d’archiver les données du programme Sage Gestion commerciale.

Elle permet de :

• archiver des données dans un nouveau fichier,
• compacter les données pour gagner de la place dans le fichier commercial,
• reporter les valeurs du stock pour commencer un nouvel exercice,
• supprimer les articles mis en sommeil.

L’utilisation de cette fonction est vivement recommandée en fin de cycle. Elle permet en effet d’alléger le fichier commercial et donc d’utiliser ensuite le programme avec un maximum d’efficacité.
Les opérations décrites ci-dessus ne portent que sur le fichier commercial.
On peut lancer cette fonction en cliquant sur le bouton [Archivage] de la barre d’outils « Fonctions avancées ».
Il est très vivement conseillé de faire une sauvegarde des fichiers avant le lancement de cette com­mande, quelle que soit l’opération qu’il est envisagé de réaliser.
L’archivage peut être effectué :

• avec l’aide d’un assistant : «Assistant d’archivage»,
• manuellement en renseignant une fenêtre de paramétrage : «Utilisation manuelle de la commande Archivage».

Fichier d’archive
Les données suivantes sont reportées dans le fichier d’archive. Beaucoup concernent la gestion des empla­cements :

• option de la gestion des emplacements
• répartition des quantités par emplacement,
• emplacements des dépôts,
• emplacements principaux et de contrôle des articles,
• collaborateurs,
• acheteurs des pièces des modèles et prestations d’achat,
• acheteurs des pièces d’abonnement achat,
• acheteur de l’en-tête des documents d’achat,
• acheteurs des lignes des documents d’achat,
• liens des quantités par emplacement pour les lignes reportées dans le fichier d’archive.

Compactage de l’historique
Les lignes des documents compactés n’enregistrent pas les emplacements à l’exception des articles gérés au CMUP.
Les lignes d’articles gérés en FIFO, LIFO, sérialisation et par lot ne sont pas compactées pour permettre le bon fonctionnement du suivi de stock.

Généralités concernant Sage 100 Gestion commerciale
Le programme Sage 100 Gestion commerciale est livré sous la forme d’un CD-Rom.
Que ce soit dans le cadre d’une première installation ou d’une mise à jour d’une version déjà installée, vous trouverez dans le «Manuel de prise en main» ainsi que dans le « Manuel de la gamme » les explications nécessaires pour cette installation.
Le présent manuel est illustré avec des vues d’écrans tirées de la version Windows. La version Macintosh utilise des fonctions et des fenêtres tout à fait similaires, sauf en ce qui concerne les fonctions propres aux fenêtres elles-mêmes (fermeture, cases d’agrandissement ou de réduction, menu Système, etc.). Nous pré­ciserons, tout au long de ce manuel, les particularités propres à l’une des versions que l’on ne retrouve pas dans l’autre.
Version Windows
Ce programme fonctionne sur tout micro-ordinateur utilisant le système d’exploitation Microsoft Windows 2000, NT, XP, Vista ou 2003 Server. Le présent manuel décrit la version du programme destinée à Win­dows. La configuration matérielle que nous recommandons est constituée d’un micro-ordinateur équipé au minimum d’un microprocesseur Pentium cadencé à 75 MHz et d’une mémoire vive répondant aux préco­nisations de Microsoft pour un bon fonctionnement des programmes.

Nouveautés de la version
La version 15 du programme Sage 100 Gestion commerciale dispose d’un très grand nombre de fonction­nalités nouvelles qui faciliteront l’utilisation du programme tout en le rendant conforme aux directives euro­péennes.

Améliorations de la gamme.

La version 15 du programme Sage 100 Gestion commerciale bénéficie des nombreuses modifica­tions et améliorations apportées à la gamme des applications de la Ligne Sage 100. Parmi les plus marquantes :

Interface Windows XP: le programme respecte totalement l’ergonomie des programmes fonctionnant dans cet environnement, en particulier dans la gestion des listes déroulantes.

Windows Vista : le programme est compatible avec ce nouveau système d’exploitation.

Version Macintosh (Mac OS)

Ce programme fonctionne sur tout micro-ordinateur utilisant le système d’exploitation Mac OS version X exclusivement.
Les programmes de la gamme Sage ne peuvent être installés que sur des Macintosh avec processeur Power Macintosh ou d’un niveau supérieur.

Réorganiser ma base de données
Cette fonction permet de lancer une réorganisation de la base de SQL Server ou de Sage SQL.
Elle peut être lancée en cliquant sur le bouton [Réorganiser ma base de données] de la barre d’outils « Fonctions avancées »,
Elle n’est pas disponible pour les versions du programme ne fonctionnant pas dans ce mode.
Menu Fichier > Communication > Réception de données

Réception de données
Le choix de la réception de données s’effectue dans la première fenêtre de l’assistant ouverte au lancement de la commande Communication. Le programme accepte l’importation de fichiers codés :
G : les données proviennent d’un autre programme Sage Gestion commerciale,

S : les données proviennent d’un programme Sage Saisie de caisse décentralisée.

La codification des fichiers est décrite plus haut.
Assistant communication de site à site – Réception de données
Choix du type de traitement
Il est nécessaire de sélectionner l’option Recevoir les données avant de cliquer sur le bouton Suivant.
Intégration des donnéese
La validation de la fenêtre précédente fait s’ouvrir la fenêtre « Réception des données ».
Articles à intégrer
Cette zone permet de sélectionner la manière avec laquelle les articles seront importés :
Nouveaux articles : (valeur par défaut) tous les articles non présents dans le fichier commercial seront importés. Les articles existant déjà dans le fichier seront conservés en l’état.

Les familles associées aux articles seront créées si elles n’existent pas dans la base. Si elles existent déjà, elles seront conservées en l’état.
Tous : tous les articles seront importés. Les articles inexistants seront créés. Les articles présents seront modifiés.

Fonctionnement identique pour les familles.
L’intégration d’articles n’est possible qu’à partir d’un fichier provenant d’un autre programme Sage Gestion commerciale (code G).Le paramétrage fait dans cette zone et dans la suivante annule, temporairement, les réglages faits concer­nant les importations dans la zone Import en mise à jour du volet «Fichier / A propos de… / Préférences».
Clients à intégrer
Cette zone permet de sélectionner la manière avec laquelle les clients seront importés :
Nouveaux clients : (valeur par défaut) tous les clients non présents dans le fichier commercial seront importés. Les clients existant déjà dans le fichier seront conservés en l’état.

Tous : tous les clients seront importés. Les clients inexistants seront créés. Les clients présents seront modifiés.

Si le compte général associé n’existe pas, il sera créé dans le plan comptable avec l’intitulé « Compte à créer ».
Réajustement des valeurs de stock
Ces cases à cocher permettent, si Oui (coché par défaut), de procéder à un réajustement du stock avant et après l’importation d’inventaire.
L’intégration d’une situation de stock n’est possible qu’à partir d’un fichier provenant d’un autre programme Sage Gestion commerciale (code G).Dans ce cas, si le fichier d’import contient des informations concernant plusieurs dépôts, le réajustement s’effectue une seule fois avant et après importation.
Les boutons au bas de la fenêtre ont un rôle identique à celui évoqué précédemment.
La validation par le bouton [Suivant] de la fenêtre va ouvrir une autre fenêtre de l’assistant.
Réception des factures de SCD
La réception des factures depuis le programme Sage Saisie de caisse décentralisée (SCD) donne lieu à dif­férents traitements en fonction de la gestion du multi-emplacement.
Les traitements suivants sont effectués en fonction du fichier à importer et en fonction de l’option Gestion multi-emplacement par dépôt du fichier commercial de destination (sous volet « Fichier / A propos de… / Commercial / Gestion des stocks »).
Voir le titre «Sous-volet Gestion des stocks – Volet Commercial de la fiche de l’entreprise».
Ces traitements sont appliqués uniquement sur les lignes de facture générant des mouvements de stock.
Type d’information à importer Gestion multi-emplacement
Non cochée Cochée
Ligne d’entrée sans emplacement Pas d’emplacement pour la ligne importée Ligne imputée à l’emplacement princi­pal de l’article.
S’il n’y a pas d’emplacement principal, imputation sur l’emplacement par défaut du dépôt de la ligne
Ligne d’entrée avec emplacement Pas d’emplacement pour la ligne importée Ligne imputée aux emplacements du fichier d’import
Ligne de sortie sans emplacement Pas d’emplacement pour la ligne importée Ligne imputée à l’emplacement selon la priorité de déstockage
Ligne de sortie avec emplacement Pas d’emplacement pour la ligne importée Ligne imputée aux emplacements du fichier d’import.
En cas d’indisponibilité, l’imputation est effectuée selon la priorité de dés­tockage.
La réception des bons de commande n’est pas concernée par ces traitements car les emplacements ne sont pas enregistrés sur les lignes de commandes de vente. Les priorités de déstockage sont paramétrées dans le «Sous-volet Gestion des stocks – Volet Commercial de la fiche de l’entreprise».
Réception des inventaires
La réception des inventaires depuis le programme Sage Saisie de caisse décentralisée (SCD) donne lieu à différents traitements en fonction de la gestion du multi-emplacement pour les articles gérés au CMUP.
Situation de stock à importer Gestion multi-emplacement
Non cochée Cochée
Article sans emplacement Pas d’emplacement pour les mouve­ments d’inventaire Sortie des quantités en stock de l’articke et initialisation des quantités en stock dans le fichier de destination. Mouvements d’entrée imputés à l’emplacement principal de l’article. Si pas d’emplacement principal, empla­cement par défaut du dépôt. 1
Article avec emplacement Pas d’emplacement pour les mouve­ments d’inventaire Régularisation effectuée en fonction des quantités en stock du fichier de destination et du fichier d’inventaire. (1)

1 Les mouvements dans le fichier de destination enregistrés à une date postérieure à celle de l’inventaire sont pris en compte.

L’importation des situations de stock rendant le stock négatif est assujettie à l’option Gestion des stocks négatifs du fichier de destination.Pour les modes de suivi de stock autres que CMUP, la régularisation de stock ne doit pas rendre le stock négatif sous peine de rejet. La gestion des stocks négatifs est autorisée dans le «Sous-volet Gestion des stocks – Volet Commercial de la fiche de l’entreprise».
Lors de l’import d’inventaire, les quantités à contrôler sont mises à zéro. Il est donc important, avant toute importation d’inventaire de lancer et de finaliser les opérations de contrôle qualité.
Voir la fonction «Contrôle qualité».
Réception des données
La validation de l’option Recevoir les données par le bouton [Suivant] dans la fenêtre de l’assistant précé­dente fait apparaître une nouvelle fenêtre.
Moyen de communication utilisé
Cette fenêtre permet de sélectionner la façon avec laquelle vous devez recevoir les données en provenance des sites décentralisés :
Recevoir les données par messagerie, option cochée par défaut : le programme recherchera les messages aucun non lus dans la boîte aux lettres dont l’adresse est enregistrée dans la fiche du dépôt (commande Structure / Dépôts de stockage) dont le nom a été saisi dans la zone Dépôt émetteur du volet « Fichier / A propos de… / Communication » ; s’il en trouve, il incorporera le contenu du fichier joint dans les fichiers de gestion ouverts sur le programme ;

Recevoir les données par fichier magnétique : le programme recherchera les fichiers de données entreposés dans le sous-dossier Recus du dossier Communication.

Macintosh (Mac OS) Les versions du programme fonctionnant sur Macintosh ne peuvent recevoir que des fichiers magnétiques et cette zone de choix n’apparaît pas.
Supprimer les messages ou les fichiers après importation
Cette option, cochée par défaut, entraînera la suppression des mails ou des fichiers magnétiques après leur incorporation dans les fichiers du programme Sage Gestion commerciale.
Si cette case n’est pas cochée, les messages aucun sont conservés dans la boîte de réception de votre pro­gramme de messagerie (mais notés comme lus) et les fichiers magnétiques sont transférés dans le sous-dossier Traités du dossier Communication.
Afficher le journal d’import
Cette option est cochée par défaut. Elle entraîne l’affichage systématique du journal d’import après un transfert de données.
Bouton [Fin]
Le bouton [Suivant] change de nom dans cette fenêtre et devient le bouton [Fin]. Il marque ainsi la fin du traitement et l’intégration du message ou du fichier magnétique.